Email theo tên miền là gì ? Làm thế nào để tạo email theo tên miền hiệu quả

Ngày đăng: 23/08/2022

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm cách tạo email theo tên miền thì sau đây là ba cách thiết lập phổ biến, nhanh nhất và được nhiều người dùng nhất. Tạo email theo tên miền riêng cho doanh nghiệp bạn sẽ tạo sự chuyên nghiệp và đáng tin cho cho tất cả các dòng email từ gửi cho khách hàng đến cho đối tác.

Email theo tên miền riêng là gì?

Tên miền riêng trong email thuật ngữ quen thuộc trong thành lập doanh nghiệp hoặc trong các công ty lớn, có uy tín dùng để chỉ phần hiển thị ở đuôi địa chỉ email của từng cá nhân, thành viên hoạt động trong một công ty đó, hoặc chúng ta có thể coi đó là hậu tố địa chỉ trong email.

Email doanh nghiệp có tên miền riêng sẽ thể hiện uy tín, tạo được ấn tượng mạnh mẽ trước khách hàng và quảng bá thương hiệu hiệu quả thông qua các giao dịch thư điện tử với họ.

Lợi ích tạo email theo tên miền

Email theo tên miền giúp doanh nghiệp, đơn vị có thể tương tác và kết nối với các khách hàng, đối tác của họ một cách dễ dàng, chuyên nghiệp hơn. Khi biết cách tạo email theo tên miền riêng bạn có thể nhận được một những lợi ích cụ thể như sau:

• Xây dựng hình ảnh thương hiệu riêng biệt, đặc sắc: Hệ thống email theo tên miền được xem là một phương tiện giúp công ty thực hiện xây dựng và định vị thương hiệu khá hiệu quả vì khi khách hàng mở email thì sẽ nhớ ngay đến tên trang web và sản phẩm, dịch vụ thông qua hậu tố tên miền ở phía sau email. Việc tạo email doanh nghiệp miễn phí theo trên miền xuất hiện thường xuyên, đúng lúc giúp tác động đến nhận thức khách hàng và khiến họ nhớ đến hình ảnh cũng như tên gọi của thương hiệu. 
• Thể hiện phong cách chuyên nghiệp: Khi hệ thống email của bạn thống nhất, có cùng cấu trúc sẽ mang lại cảm giác chuyên nghiệp, đặc biệt là khi doanh nghiệp của bạn có nhiều nhân viên, bộ phận làm việc với nhau. Khi nhận thấy tập thể nhân viên, phòng ban của công ty bạn sử dụng các email giống nhau, khách hàng và đối tác của bạn chắc chắn sẽ đánh giá cao sự chuyên nghiệp và sẽ có thiện cảm hơn, dễ dàng hợp tác trong những lần tiếp theo.
• Kiểm tra và quản lý thông tin một cách khoa học: tạo email doanh nghiệp miễn phí giúp quản lý các địa chỉ email của nhân viên trong một công ty. Hệ thống này giúp quản lý các thông tin nội bộ và hạn chế trường hợp giả mạo email. Bạn có thể quản lý hệ thống, duyệt mail thậm chí có thể lên lịch công việc cho các phòng ban thông qua email riêng này.
• Hạn chế các tình trạng email bị rơi vào spam: Có một thực tế là email sử dụng tên miền riêng thường được đánh giá cao và ít khi bị cho vào hòm thư rác của người nhận hơn các địa chỉ email miễn phí không có tên miền. Đó là lý do mà bạn có thể gửi thư với số lượng lớn và lượng thư vào được inbox của khách hàng cũng cao hơn.

Tạo email theo tên miền riêng cần chuẩn bị những gì?

Trước khi bạn thiết lập tài khoản email tên miền cá nhân hóa, bạn cần đăng ký tên miền của mình. Phần sau biểu tượng @ sẽ là tên miền đã đăng ký của bạn, ví dụ abc@tenmien.com

Hãy đảm bảo bạn chọn tên hoàn hảo cho tên miền của mình vì nó sẽ cố định sau này. Sau đó bạn cần tìm hiểu, so sánh và lựa chọn các đơn vị cung cấp tên miền uy tín cả trong và ngoài nước. Yếu tố chi phí quan trọng nhưng bạn không nên coi nó là yếu tố quan trọng nhất. Bởi vì lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp mới là quyết định chính xác nhất.

Đăng ký tên miền xong, bạn cần đăng ký dịch vụ lưu trữ email. Máy chủ email của bạn sẽ xử lý mọi vấn đề kỹ thuật và xử lý việc lưu trữ và quản lý phụ trợ cho email của bạn. Thông thường, máy chủ web của bạn sẽ cung cấp dịch vụ lưu trữ email luôn.

Bạn có thể quyết định nửa đầu của địa chỉ email (tức là phần trước ký hiệu @) khi có máy chủ email.

Hướng dẫn chi tiết cách tạo email theo tên miền riêng

Cách tạo email theo tên miền riêng với Gmail

Bước 1: Tạo tài khoản và thông báo tên miền và truy cập vào link https://gsuite.google.com/ và click “Bắt đầu dùng thử miễn phí”.

Bước 2: Ở phần tên doanh nghiệp, bạn điền tên doanh nghiệp của mình, click chọn vào số lượng nhân viên mà doanh nghiệp bạn đang có, sau đó chọn quốc gia. Nhấn “Tiếp theo” để sang các bước khác.

Bước 3: Ở bước này điền thông tin cá nhân của bạn: như họ, tên, email, số điện thoại… tất cả những thông tin cần.

Bước 4: Tại đây, giao diện sẽ hiện thị câu hỏi “Doanh nghiệp của bạn có miền chưa”. Có 2 trường hợp xảy ra:

• Trường hợp 1: Bạn đã có tên miền và muốn sử dụng tên miền có sẵn của mình thì click vào ô “Tôi có một tên miền”. 
• Trường hợp 2: Nếu bạn không có miền hoặc không muốn sử dụng tên miền có sẵn thì bạn chọn “Tôi muốn mua một miền”. Hoặc nhấn “Tôi muốn miền .page miễn phí” – tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Bạn click “Tiếp theo” để điền thông tin cá nhân.

Bước 5: Bước này, bạn hoàn thành thông tin cá nhân như tên, mật khẩu… sau đó chọn vào ô “Đồng ý và đăng ký”.

Bước 6: Sau khi đã hoàn thành thông tin cá nhân bạn click “Bắt đầu” để bắt đầu các thao tác thêm người khác thuộc tổ chức vào tài khoản google apps.

Bước 7: Khi đã hoàn thành xong 6 bước trên, trang này sẽ hiện lên dòng chữ “Xác minh tên miền của bạn và thiết lập email”. Bạn chỉ cần đợi thời gian ngắn là bạn đã có thể tạo email tên miền riêng với Gmail.

Cách tạo email theo tên miền trên Google rất dễ phải không!

Cách tạo email tên miền riêng trên Outlook

Ngoài google, bạn có thể dùng Microsoft Outlook để tạo email theo tên miền riêng miễn phí.

Sau đây là cách tạo email theo tên miền riêng với Outlook đơn giản.

Cách tạo tài khoản Outlook mail đơn giản.

Bước 1: Vào website: https://signup.live.com/ click “Get new email address”.

Ở mục thư mới tức là new mail có 2 lựa chọn là Hotmail và Outlook, bạn chọn Outlook, sau đó nhập tên email muốn hiển thị, rồi điền mật khẩu.

Bước 2: Hoàn thành thông tin ở trang 2: tên (first name) và họ (last name). Chọn Next để sang bước tiếp theo

Bước 3: Hoàn thiện thông tin cá nhân như: năm sinh và quốc gia. Sau rồi nhấn Next

Hoàn thiện thông tin cá nhân đăng ký tài khoản outlook

Bước 4:Ở bước này, bạn cần thiết lập hộp thư phụ thuộc vào những tính năng mà Outlook mặc định có sẵn như:

• Signature: đây chính là chữ ký được xuất hiện mỗi khi email được gửi đi.
• Theme: Màn hình nền của tài khoản
• Time zone: khung giờ bạn muốn sử dụng

Bước 5: Giao diện hòm thư hiện lên. Lúc này, bạn đã có thể thực hiện nhận gửi lưu trữ những thông tin cơ bản tiện lợi với cách tạo emai theo tên miền miễn phí.

Cách tạo email tên miền riêng miễn phí trên Zoho

Zoho Mail là dịch vụ Email có tính năng tương tự như Gmail, Yahoo, khá nổi tiếng với các Marketers.  Ngoài ra, người dùng có thể đồng bộ các dữ liệu trên cùng hệ thống từ Zoho Docs và Zoho Storage.

Zoho Mail có gói miễn phí dùng được cho 1 domain, 5 user, 25MB file đính kèm, chất lượng khá tốt. Các điều kiện vô cùng phù hợp cho các Website, Blogger vừa và nhỏ.

Hướng dẫn cách tạo email theo tên miền trên Zoho:

Đăng ký tài khoản Zoho Mail

• Bước 1: Truy cập link : https://www.zoho.com/mail/ và chọn Business Email – SIGN UP FOR FREE.
• Bước 2: Tại Forever Free Plan chọn Sign Up Now Plan.
• Bước 3: Điền tên miền – nhấn Add – nhập thông tin đăng ký.
• Bước 4: Nhận mã kích hoạt, điền vào ô Verify (có thể bỏ qua bước Update Timezone). Sau đó truy cập Email đăng ký để xác thực tài khoản Email.

Sau đó, bạn xác thực tên miền riêng theo 3 cách bên dưới:

• TXT HTML Method: upload một File .html lên Hosting
• CNAME TXT Method: sử dụng Record
• CNAME Method: sử dụng Record

Cấu hình User và Group

Sau khi xác thực tên miền riêng, bước tiếp theo bạn cần cấu hình User và Group. Sau khi xác nhận tên miền bạn sẽ nhận thông báo chúc mừng. Để tạo hộp thư theo tên miền riêng, bạn chỉ cần click Create Account.

Bạn không cần lo lắng cho users trong tương lai, nếu không có người dùng nào khác bạn có thể nhấn Skip và thao tác này có thể quay lại bất cứ lúc nào. Tiếp đến bạn có thể tạo Group (nhóm) để quản lý người dùng.

Cấu hình nhận Mail

Để có thể nhận Mail gửi đến bạn cần cấu hình nhận Mail Zoho với ba bản ghi.

Kết luận

Rõ ràng, email doanh nghiệp theo tên miền riêng sẽ thể hiện uy tín, tạo được ấn tượng mạnh mẽ và quảng bá thương hiệu thông qua các giao dịch thư điện tử với khách hàng của công ty bạn.  Nếu bạn đang tìm cách tạo email theo tên miền bạn không nên bỏ qua 3 nền trảng trên!