PO là gì? Trong quá trình giao dịch, giữa người mua và người cung cấp có rất nhiều những thỏa thuận, điều khoản liên quan trực tiếp đến quyền lợi và trách nhiệm thực hiện của cả hai bên. Nhằm khiến quá trình đó được diễn ra thuận lợi, dễ dàng hơn, rất nhiều những dạng tài liệu đã được nghiên cứu và ra đời. Trong đó, không thể không kể đến PO, và hóa đơn bán hàng. Cùng Marketing24h tham khảo bài viết sau đây để có thêm thông tin liên quan đến PO, cũng như những điểm khác biệt bạn cần biết giữa PO và hóa đơn bán hàng nhé!
Nội dung
PO có rất nhiều cách hiểu khác nhau tùy theo từng lĩnh vực. Trong bưu chính viễn thông, PO được hiểu là Bưu điện, nơi diễn ra rất nhiều những giao dịch về vận chuyển hàng hóa, thư từ. Trong vận tải, PO là một dạng đơn đặt hàng theo hợp đồng mua bán thường được thực hiện trong giao dịch đầu tiên, khi các doanh nghiệp chưa có nhiều thông tin hay sự tin tưởng đối với các đối tác.
Trong thanh toán, PO lại được hiểu là Payoneer hay một dạng thẻ cho phép người dùng có khả năng rút tiền từ tài khoản Paypal, thuộc công ty Payonee (cung cấp các dịch vụ thanh toán, ghi nợ, …).
Tuy nhiên, nghĩa thông thường mà PO được sử dụng là Purchase order – một dạng tài liệu thương mại có tác dụng ủy quyền cho phép mua hàng được được gửi từ người mua đến người cung cấp, hay nói cách khác, là đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng còn là một phần quan trọng trong đơn đặt hàng hệ thống, giúp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
Cụ thể hơn, đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức bao gồm tất cả các chi tiết về giao dịch doanh nghiệp như giá trên mỗi đơn vị, số lượng của từng mặt hàng hay các chi tiết khác như kiểu dáng, màu sắc, … để thực hiện mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ. Để dễ dàng hơn cho việc theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai và khớp dữ liệu với hồ sơ vận chuyển, mỗi đơn đặt hàng đều được đánh số duy nhất và được chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển.
>>> Xem thêm: PayPal là gì? Ưu điểm khi sử dụng Paypal
Như đã chia sẻ, PO được sử dụng với mục đích kiểm tra và xử lý các vấn đề có liên quan tới đơn hàng như chất lượng dịch vụ, thời hạn các giao dịch. PO không chỉ giúp việc tìm kiếm các giao dịch về dịch vụ và vật phẩm trở nên thuận lợi hơn, mà còn có khả năng đem lại một số ưu điểm nhất định trong việc xử lý những rủi ro của các quá trình giao dịch như:
Bên cạnh đó, PO còn có thể được sử dụng bởi các tổ chức tài chính nhằm thực hiện cung cấp các dịch vụ có liên quan đến tài chính. Các nhà thầu có thể được kể đến như: gia hạn tín dụng, thương mại uy tín, đóng trước hạn tín dụng, gia hạn tín dụng trên hóa đơn cũ, xác nhận chênh lệch tiện ích, …
Với đặc điểm và những tính chất nổi bật mà PO có thể đem lại, dễ dàng có thể nhận ra rằng đây là một dạng tài liệu có thể được ứng dụng trong rất nhiều những ngành nghề kinh doanh khác nhau như hàng hóa tiêu dùng, thị trường chứng khoán, các loại dịch vụ, tiện ích, hay những sản phẩm nội địa cũng như sản phẩm nhập khẩu, …
Đối với nhà cung cấp, PO là một dạng trài liệu quan trọng khiến cho các quá trình có thể trở nên dễ dàng, thuận lợi, và đảm bảo được quyền lợi của hai bên. Đối với người mua, dù lớn hay nhỏ, PO cũng là một trong những lựa chọn hàng đầu được các công ty, doanh nghiệp ưa chuộng vì một số lý do sau đây:
>>> Xem thêm: TOP 9 Mẫu Kịch Bản Telesale Viral, Hiệu Quả, Bán Hàng Đỉnh Cao
Dựa vào những đặc điểm đã được chia sẻ phía trên, rất nhiều người có thể có một vài nhầm lẫn giữa PO và hóa đơn. Trên thực tế, đây là hai dạng tài liệu rất khác nhau.
Hóa đơn là một dạng tài liệu với mục tiêu chính là liệt kê các khoản phí mà người mua phải trả cho người cung cấp. Hay nói cách khác, hóa đơn bán hàng thiết lập nên một thỏa thuận giữa người mua và người cung cấp sản phẩm, dịch vụ mà trong đó tạo nên một khoản phải thu và nghĩa vụ của người mua là phải thanh toán hết các khoản phí đó.
Một hóa đơn bán hàng thường bao gồm: ngày tháng, tên, địa chỉ nhà cung cấp và khách hàng, thông tin liên lạc cụ thể, mô tả mặt hàng. Ngoài ra, trong hóa đơn bán hàng có thể chứa số hóa đơn, điều chỉnh thanh toán, lịch thanh toán, … và số PO (làm tài liệu tham khảo)
Cụ thể hơn:
Hóa đơn và PO là hai dạng tài liệu đểu được dùng cho các giao dịch với mục đích tạo ra một số thuận lợi, cũng như đảm bảo quyền lợi của cả người mua và người cung cấp sản phẩm, dịch vụ. Bên cạnh đó, hai dạng tài liệu này đều được coi là văn bản hợp đồng có một số ràng buộc về pháp lý; hay nói cách khác, những thỏa thuận và hành động đã được đưa ra trong hai dạng tài liệu này đều bắt buộc phải được thực hiện.
Ngoài ra, hai dạng văn bản này cũng bao gồm những thông tin khá giống nhau như chi tiết đơn hàng, thông tin về hai bên, số hóa đơn, liên hệ nhà cung cấp, các điều chỉnh và lịch thanh toán, tổng số tiền cần chi trả, … Bên cạnh đó, như đã chia sẻ, số PO có thể được đưa vào hóa đơn bán hàng như một dạng tài liệu tham khảo
Được sử dụng với những mục đích khác nhau, nên PO và hóa đơn bán hàng dĩ nhiên có một số khác biệt nổi bật như:
Trong khi PO là một dạng tài liệu nhằm mục đích ủy quyền thì hóa đơn bán hàng lại được tạo lập nhằm xác nhận việc chi trả của người mua đối với hàng hóa hay dịch vụ được cung cấp bởi người bán.
Vì vậy, trong khi PO được người mua chuẩn bị nhằm đảm bảo những quyền lợi cần thiết đối với người cung cấp thì hóa đơn lại là tài liệu được người cung cấp thiết lập nhằm liệt kê các khoản mà người mua cần thanh toán. Từ đó, có thể dễ dàng nhận thấy rằng PO được gửi cho người cung cấp, còn hóa đơn được nhận bởi người mua.
Bên cạnh đó, trong khí hóa đơn chỉ bao gồm giá của đơn hàng hay những thông tin có liên quan đến việc thanh toán và được tạo sau khi đơn hàng hoàn tất thì PO lại được tạo ngay khi khách đặt hàng với rất nhiều dạng thông tin có thể kể đến như hợp đồng mua bán, chi tiết đơn hàng, ngày giao, …
Nhiều đơn đặt hàng không còn dựa trên giấy mà thay vào đó được truyền điện tử qua Internet. Thông thường các đơn đặt hàng mua điện tử được sử dụng để mua hàng hóa hoặc dịch vụ thuộc bất kỳ loại trực tuyến nào.
Có rất nhiều tên / điều khoản cho Đơn đặt hàng điện tử. Đôi khi nó được gọi là: Mua sắm điện tử, Mua hàng điện tử, Yêu cầu mua hàng điện tử. Các điều khoản này thường được đề cập đến Đơn đặt hàng điện tử.
Hồ sơ về đơn đặt hàng trong hầu hết các công ty kinh doanh vẫn còn trên giấy và do đó cần có định dạng đơn đặt hàng thích hợp. Nhiều người dùng muốn có định dạng chuyên nghiệp cho các đơn đặt hàng mua vì nhiều lý do.
Một công ty có thể muốn có một sự hiểu biết mạnh mẽ về các giao dịch mua hàng hoặc để biết các yêu cầu cơ bản của đơn đặt hàng. Nó cũng có thể làm cho nó trở thành một phần của tài liệu kinh doanh, giúp cho quy trình dễ dàng hơn trong khi ghi lại tất cả các giao dịch và để có ấn tượng tốt với khách hàng hoặc khách hàng.
Với những chia sẻ trên, hy vọng bạn đã có được những thông tin cần thiết xoay quanh việc PO là gì, hay những đặc điểm, ứng dụng của PO trong các dạng giao dịch khác nhau. Chúc bạn có được những trải nghiệm tuyệt vời trong việc quản lý các đơn hàng thông qua các dạng tài liệu như PO và hóa đơn bán hàng nhé!
>>> Xem thêm: Nhượng quyền thương hiệu là gì? Miếng mồi ngon tại Việt Nam?
Marketing24h.vn là một trong các cổng thông tin về marketing, cập nhật về xu hướng, kiến thức về marketing trên các nền tảng.
