Thông cáo báo chí là gì ? 5 yếu tố cho bài thông cáo báo chí mẫu

Ngày đăng: 04/10/2021

Thông cáo báo chí là một trong những công cụ thiết yếu để thu hút sự quan tâm của giới báo chí, truyền thông đến đưa tin tức, sự kiện của bạn gần hơn với công chúng, độc giả. Nhưng liệu bạn đã hiểu đúng về thông cáo báo chí là gì chưa ? Hãy theo dõi bài viết sau đây để nắm cho mình những kiến thức nền tảng của thông cáo báo chí cũng như những chiến thuật để có một bài thông cáo báo chí ấn tượng.

Thông cáo báo chí là gì?

“Thông cáo báo chí  (press release) – TCBC là một thông báo chính thức mà một tổ chức muốn truyền tải tới giới truyền thông”. – Theo HubSpot

Thông cáo báo chí là một công cụ đắc lực với các thương hiệu khi làm PR. Đây được coi là phương thức hiệu quả giúp các Marketers kể một câu chuyện của riêng mình và hướng công chúng đến với họ theo cách độc đáo riêng. Đặc biệt, trong thời đại 4.0 như hiện nay, thông cáo báo chí cũng ít nhiều thay đổi. Giờ đây, người nhận thông cáo báo chí của bạn không chỉ là các nhà báo đến từ các cơ quan báo chí, truyền thông mà còn là những người tiêu dùng, khách hàng – những người đang tìm kiếm những nguồn thông tin đáng tin cậy để quyết định mua hàng.

Trên đây là định nghĩa thông cáo báo chí là gì? Vậy làm sao để có được một bài thông cáo báo chí ấn tượng với đến công chúng?

Tại sao doanh nghiệp cần gửi thông cáo báo chí?

Thông cáo báo chí là một công cụ PR vô cùng hữu hiệu cho bất cứ doanh nghiệp nào, nó giúp thu hút sự chú ý của giới truyền thông và người tiêu dùng. Khi doanh nghiệp muốn PR cho thương hiệu của mình thì việc sử dụng phương tiện thông tin đại chúng như báo đài, truyền hình,… là điều vô cùng cần thiết. Đó là những phương tiện có tầm ảnh hưởng đến công chúng là vô cùng lớn.

Lúc này, Thông cáo báo chí chính là công cụ thu hút giới truyền thông và khiến báo chí đưa tin đến với công chúng nhanh nhất. Khi doanh nghiệp muốn thông báo về sự kiện hay sản phẩm mới thì không thể không sử dụng thông cáo báo chí.

Nên gửi Thông cáo báo chí khi nào

TCBC là một công cụ PR hiệu quả, tuy nhiên không nên sử dụng TCBC để gửi bừa bãi, tùy tiện. Sau khi bạn nắm rõ bản chất thông cáo báo chí là gì thì chỉ nên gửi TCBC ở một trong những trường hợp sau.

• Khi doanh nghiệp có buổi tổ chức sự kiện quan trọng mang tầm ảnh hưởng lớn
• Khi công bố giải thưởng mà cá nhân hoặc doanh nghiệp đạt được.
• Khi tổ chức sự kiện công bố các thành tựu nghiên cứu mới
• Khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới.

Những yếu tố cần thiết cho 1 thông cáo báo chí là gì?

Cấu trúc

• Tiêu đề: Tên của thông cáo báo chí
• Thông tin liên hệ: Tên và thông tin liên lạc của người phụ trách với báo chí
• Địa điểm: Địa điểm tổ chức sự kiện.
• Thông tin chính: Nội dung chính của thông cáo báo chí là gì và lý do diễn ra sự kiện.
• Bản mẫu

Nội dung của thông cáo báo chí là gì?

Một thông cáo báo chí cũng cần đáp ứng được đủ yếu tố “5W1H” và tự mình trả lời cho 6 câu hỏi đó là:

1. Who – Ai: Đây là phần xác định rõ chủ thể của TCBC, có thể là 1 người hoặc một nhóm người, một doanh nghiệp hoặc tổ chức nào đó…
2. What – Cái gì: Đây là phần nói về những thong tin, hoạt động diễn ra mà doanh nghiệp muốn công chúng biết và những thú thu hút công chúng.
3. Where – Ở đâu: Địa điểm mà sự kiện tổ chức, nên đính kèm bản đồ để tạo điều kiện cho nhà báo, phóng viên đến tác nghiệp.
4. Why – Vì Sao: Tại sao sự kiện này lại quan trọng và lý do báo chí nên đưa thông tin này đến với công chúng
5. When – Khi nào: Sự kiện diễn ra khi nào, nên ghi đầy đủ, chi tiết.
6. How – Như thế nào: Tóm tắt nội dung sự kiện để nhà báo nắm bắt.

Các chiến thuật để viết thông cáo báo chí ấn tượng

1. Thông tin quan trọng nhất của sự kiện đặt đầu tiên

Để hướng công chúng cuốn theo sự kiện của bạn thì ngay phần đầu của thông cáo báo chí phải là những thông tin quan trọng nhất và hấp dẫn nhất của sự kiện. Nội dung đi thẳng vào vấn đề, có địa chỉ liên lạc, hạn chế dùng biệt ngữ. Mở đầu thông cáo báo chí, bao giờ cũng có những thông tin liên hệ (chữ nghiêng, cỡ chữ nhỏ hơn phần nội dung chính); sau đó đến Tiêu đề ( chữ in hoa, nghiêng, đậm); Ngày…tháng…năm; và tiếp theo là nội dung chính. Mở đầu ấn tượng với phần thể hiện thông điệp rõ ràng sẽ hấp dẫn mọi người tiếp tục theo dõi bài thông cáo báo chí của bạn.

2. Đưa thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau

Thông tin ở nhiều dạng thức khác nhau (multimedia): hình ảnh, video, graphic sẽ giúp nội dung dễ hiểu và tăng tương tác nhiều hơn. Bằng cách này cũng thu hút sự quan tâm của các báo và công chúng đến với thông tin sự kiện hơn và tăng khả năng tìm kiếm về sự kiện trong thời gian lâu hơn.

3. Thông tin có ý nghĩa và chọn lọc

Nếu bạn đưa tất cả thông tin từ bé đến lớn, từ chi tiết đến tổng quát vào thì bài thông cáo báo chí đó rất dễ trở thành một mớ hỗn độn mà người nhận rất khó chắt lọc thông tin. Bởi vậy khi viết bạn cần xem xét, chọn lọc những về đề chính, cốt lõi đảm bảo đủ hấp dẫn, thu hút mọi người. Thay vì viết theo hướng mà mình cảm thấy thích thú thì hãy đặt mình vào tâm thế của người đón nhận để hiểu họ cần gì, muốn gì, khi đó bài thông cáo báo chí của bạn sẽ dễ dàng đến với mọi người hơn.

4. Chọn ra điểm độc nhất

Mỗi ngày, công chúng  tiếp cận với hàng chục, hàng trăm sự kiện lớn nhỏ khác nhau, đồng nghĩa với việc sẽ có rất nhiều thông cáo báo chí được gửi đến. Vậy làm sao để trong một tập thông cáo báo chí hỗn độn đó công chúng vẫn lưu tâm đến sự kiện của mình? Hãy chọn ra một khía cạnh, một đặc điểm nổi bật độc nhất của riêng bạn đưa vào thông cáo báo chí để chắc chắn rằng sẽ tạo ra được hiệu ứng, “chấn động” trong giới truyền thông khiến mọi người tò mò, nhất định phải tìm hiểu và theo dõi câu chuyện của bạn.

5. Xác định đúng thời gian gửi thông cáo báo chí

Bởi nếu gửi quá sớm hay quá muộn hiệu quả truyền thông sẽ không đạt như mong đợi. Vì vậy cần gửi thông cáo báo chí vào thời gian hợp lý để tối ưu sự quan tâm từ công chúng.

Kết luận

Bài viết trên đã giúp bạn đọc hiểu thông cáo báo chí là gì và tầm quan trọng của nó. Thông cáo báo chí được xem như là phương tiện cơ bản nhất để tiếp cận giới truyền thông và công chúng. Một bài thông cáo báo chí ấn tượng không những giúp bạn đạt được hiệu quả truyền thông như mong đợi mà còn là cơ hội xây dựng hình ảnh, tăng uy tín của quý công ty, doanh nghiệp. Lựa chọn cho mình cách viết hợp lý và bỏ túi những chiến thuật trên hy vọng sẽ giúp bạn có một thông cáo báo chí hiệu quả, độc đáo.