Hiện nay khái niệm Workshop dường như không hề xa lạ gì đối với chúng ta, đặc biệt là các bạn sinh viên, khi được hỏi “workshop là gì?” thì các bạn ấy sẽ dễ dàng đưa ra nhiều cách giải thích hợp lý, thế nhưng có một điểm khá đáng tiếc là việc có thể tận dụng các buổi Workshop để thực sự tạo nên giá trị thì không ít người có thể làm được.
Liệu với bạn thì sao? Bạn đã tự tin rằng mình hiểu rõ được bản chất các buổi Workshop là gì chưa? Cùng chúng tôi khám phá ngay nhé, đảm bảo sẽ cực kì hữu ích vì các buổi Workshop được thiết kế, thực hiện ở rất nhiều lĩnh vực, nhiều đối tượng, không chỉ là môi trường học tập mà còn có thể trở thành một trong những chiến lược hiệu quả doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Trend là gì? Top 15 hot trend nổi bật năm 2021
Nội dung
Nếu như bạn đã từng tham gia một vài buổi workshop thì chắc chắn đã có thể hình dung dễ dàng hơn. Nhưng nếu chưa từng tham gia thì hiểu đơn giản trước, đây là không gian cho những buổi gặp mặt với mục đích trao đổi, thảo luận về vấn đề nào đó, hoặc để lên ý tưởng, giới thiệu về ngành nghề, ứng dụng sản phẩm, chia sẻ trải nghiệm,…
Đặc thù của các buổi workshop sẽ hướng đến việc đem lại cho người tham gia những giá trị về mặt thông điệp, giáo dục như cung cấp kiến thức, kỹ năng về lĩnh vực nhất định nào đó. Nói vậy nhưng đừng hiểu lầm rằng thời lượng của một buổi workshop sẽ dài như một buổi học các bạn nhé, thông thường thì sẽ chỉ kéo dài đến 90 hay 120 phút mà thôi. Tuy nhiên, một số các workshop đặc biệt thì sẽ được chia các giai đoạn và kéo dài 1 – 2 ngày.
Một điểm lưu ý nữa là về số lượng người tham gia, một buổi workshop như vậy để có thể tối ưu hiệu quả, để tất cả mọi người đều có thể tương tác, thảo luận, đặt câu hỏi thì thường sẽ giới hạn chỉ từ 10 – 30 người, tuy theo quy mô không gian và khả năng lên kế hoạch, điều phối của đội ngũ ban tổ chức.
Đối với các tập đoàn, doanh nghiệp chẳng hạn họ hoàn toàn có khả năng tổ chức một buổi workshop với quy mô rất lớn mà ở đó số lượng người tham gia có thể lên đến con số 300 – 500 người. Thực ra không thể nói chính xác vì còn dựa theo mục đích, yêu cầu đáp ứng khác nhau mà tổ chức và giới hạn lượng người tham gia cho phù hợp.
Liệu đi đến đây thì bạn đã nắm được phần nào workshop là gì chưa nào, đừng vội dừng lại bạn nhé, chúng ta còn rất nhiều điều hay ho ở phía trước đấy.
>>> Xem thêm: KOLs là gì? Yếu tố số 1 đảm bảo thành công khi chọn lựa KOLS
Bạn thử hình dung chỉ cần tổ chức một cuộc họp nội bộ đơn giản thôi thì chúng ta cũng có cả một đội ngũ những người đảm trách nhiều công việc khác nhau đúng không nào. Vậy thì một buổi workshop còn phức tạp hơn rất rất nhiều lần. Đòi hỏi mỗi giai đoạn cần được lên kế hoạch và dự trù tỉ mỉ.
Đầu tiên là giai đoạn chuẩn bị. Đây là giai đoạn định hướng và có ảnh hưởng rất nhiều đến các khâu tổ chức sau. Các công việc cần có như sau:
Ban tổ chức cần thảo luận với nhau lại về mục đích cuối cùng của buổi workshop là gì. Ví dụ như để chia sẻ kiến thức, kỹ năng và quảng bá cho thương hiệu, cho tên tuổi của tổ chức nào đó, để giới thiệu, thảo luận lấy ý tưởng, hướng đến việc kêu gọi nguồn tài trợ.
Yếu tố con người chính là yếu tố quyết định thành công của một buổi workshop, chính vì vậy mà sau khi định hình được bức tranh đi đến mục đích, kết quả tích cực sau buổi workshop là gì, thì chúng ta cần xác định được các đối tượng liên quan tham gia và đóng góp trong buổi workshop đó.
Lấy ví dụ, buổi workshop cần mời diễn giả bên ngoài hay không, nếu cần thì bao nhiêu người và mỗi người sẽ đảm trách đặc biệt một nội dung chia sẻ cụ thể như thế nào, việc này rất quan trọng, ban tổ chức còn cần tìm hiểu cẩn thận và làm sao để mời đúng các khách mời, diễn giả có chuyên môn về lĩnh vực, về vấn đề mà buổi workshop muốn truyền tải.
Ở phần này ban tổ chức cũng cần ước chừng được số lượng người tham gia, lưu ý là nên nhớ lại mục đích của buổi workshop là gì? Những ai là người cần đến buổi workshop này nhất, hãy lựa chọn và ưu tiên họ chứ tránh việc vì muốn quảng bá tên tuổi của đơn vị mình mà mời càng nhiều người càng tốt bạn nhé, điều này cực kì cấm kị, không những không đem lại hiệu quả mà còn khiến chất lượng của buổi workshop giảm đi đáng kể đấy.
Sau khi xác định được những người tham gia trong buổi workshop thì không thể nào bỏ qua khâu phân chia nhân sự điều phối cho buổi workshop. Không nên cứng nhắc giữ nguyên vị trí đảm nhận của mọi người mà tùy theo mỗi buổi workshop, ví dụ như có thể dựa trên thế mạnh của anh A, chị C có thể phát huy trong buổi workshop là gì và ở vị trị nào thì thế mạnh đó được phát huy tốt nhất.
Các bước cuối cùng trong bước chuẩn bị này là lên kế hoạch, nội dung cho buổi workshop, chủ động trong việc mượn phòng, máy chiếu, đặt lịch trước và xin giấy phép ở một số địa điểm đặc biệt cần thiết, cuối cùng là sau khi gửi thì hãy dành thời gian trao đổi kịch bản đến các đối tượng liên quan để sự tương tác xuyên suốt buổi workshop có thể diễn ra tự nhiên, thuận lợi nhất có thể, đây cũng là một điểm tiểu tiết nhưng lại giảm thiểu được đáng kể khả năng các tình huống phát sinh vượt kiểm soát.
Sau bước chuẩn bị, chúng ta sẽ đi cụ thể vào việc xác định và tối ưu hóa vai trò của từng người trong ban tổ chức. Đảm bảo mỗi người trong ban tổ chức không chỉ nắm rõ được vai trò của mình mà còn phải nắm được vị trí, vai trò của tất cả mọi người, nhất là những người có liên quan và cần phối hợp chặt chẽ trong buổi workshop.
Thử tưởng tượng xem, nếu như bạn một người đảm nhiệm vị trí điều phối và phát hiện phát sinh trong buổi workshop thấy được một vị khách mời đang gặp vấn đề về trang phục nhưng lại không biết được sẽ phải ra dấu hiệu cho các bạn ở vị trí “take care” – chăm sóc diễn giả, khách mời thì thật sự sẽ vô cùng lúng túng, lúc đó mới quay sang hỏi hay bắt đầu ngó ngang dọc để tìm thì có phải là cực kì không chuyên nghiệp đúng không nào.
>>> Xem thêm: KPI là gì? Quy trình chung xây dựng hệ thống chỉ số KPI nên biết
Dưới đây là một số vị trí cần thiết mà thông thường bất cứ sự kiện nào chứ không riêng gì workshop đều có như:
Nếu để ý trên đầu các hình ảnh truyền thông của một buổi workshop thường có các nhãn hàng, huy hiệu thì ngoài logo của đơn vị tổ chức thì chính là logo của các nhà tài trợ, đơn vị hỗ trợ truyền thông.
Ban tổ chức cần xem xét đối với các đơn vị truyền thông thì gửi thư ngỏ và thời gian lên bài cụ thể như thế nào, thời gian, địa điểm của buổi workshop là gì, ban tổ chức thường viết sẵn các bài content cả hình ảnh để gửi trước cho bên họ.
Còn về phần nhà tài trợ, ban tổ chức cần làm thư ngỏ thật chi tiết về lợi ích của đôi bên và có được cam kết tài trợ uy tín.
Bên cạnh đó là đội ngũ điều phối workshop như: Điều phối chỗ ngồi, điều phối góc quay, máy chiếu, âm thanh, ánh sáng
• Các bạn thư ký, chăm sóc diễn giả, khách mời, MC,…
• Người quản lý không gian và thời lượng cùa buổi workshop
• Người tham dự
Bạn cũng có thể chuẩn bị sẵn các voucher về sản phẩm của mình hoặc quà tặng nội bộ cho ban tổ chức, diễn giả, khách mời.
>>> Xem thêm: Voucher là gì? Tại sao Voucher là một công cụ Marketing thông minh?
Kế hoạch sau khi đã được tỉ mỉ hoàn thành thì còn làm gì nữa nhỉ? Đúng rồi, thực hiện workshop thôi. Thời điểm quan trọng là đây. Xuyên suốt buổi workshop cần duy trì được sự tương tác giữa mọi người, đặc biệt là cần phối hợp hiệu quả mọi người trong ban tổ chức.
Cần có những lối đi trong trường hợp khẩn để liên lạc trực tiếp với nhau khi bộ đàm hoặc tai nghe không sử dụng được, tránh làm mọi người phân tán, hoang mang, ảnh hưởng đến chất lượng buổi workshop. Cần khéo léo điều phối workshop sao cho diẽn giả, khách mời và người tham dự cảm thấy thoải mái nhất.
Ban tổ chức cần nhớ lại những tình huống phát sinh đã được dự trù trong bước chuẩn bị, và cách giải quyết các phát sinh trong workshop là gì để có thể phản ứng kịp thời.
Như đã đề cập, nếu hiểu được workshop là gì và ứng dụng nó hiệu quả thì sẽ trở thành một trong những chiến lược marketing mạnh mẽ. Một buổi workshop thường sẽ thể hiện trên truyền thông rằng sẽ đem lại giá trị về mặt kiến thức, kỹ năng cho người tham dự. Mà tâm lý của mọi người ai cũng muốn nhận được lợi ích gì đó. Đặc biệt với các buổi workshop phi lợi nhuận lại càng thu hút hơn.
Chi phí tổ chức một buổi workshop thường sẽ không tốn kém như tổ chức các buổi lễ ra mắt sản phẩm, dịch vụ hay đặt gian hàng,.. và vốn dĩ mọi người sẽ chú ý và có thiện cảm với một buổi workshop hơn nhiều, chẳng hạn như là vì diễn giả là người có sức hút, nổi tiếng chẳng hạn.
Thông qua buổi workshop đó bên phía doanh nghiệp cũng có thể bằng việc chia sẻ những điều hay ho giúp cải thiện chất lượng cuộc sống và cung cấp giải pháp là sản phẩm của doanh nghiệp. Bạn có công nhận, bằng cách này thì mọi thứ tiếp cận đến khách hàng đều vô cùng tự nhiên mà hiệu quả đúng không nào.
Hy vọng qua bài chia sẻ trên đã có thể giúp bạn hiểu hơn thực sự workshop là gì? Ứng dụng và hiệu quả mà một buổi workshop mang lại như thế nào cũng như các bước tổ chức workshop được thành công. Chúc bạn may mắn và thuận lợi trong cuộc sống.
>>> Xem thêm: Top 6 trang web tự học Marketing và nhận chứng chỉ hoàn toàn miễn phí
Marketing24h.vn là một trong các cổng thông tin về marketing, cập nhật về xu hướng, kiến thức về marketing trên các nền tảng.
